Veri İşleme Sözleşmesi

Bu sözleşme, Kullanım Koşulları ve Hizmet Sözleşmesi’nin ayrılmaz bir ekidir ve Abone ofisin MY OFİS TAKİP hizmetine girdiği kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) m.12 uyarınca tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenler. Hesap oluşturulmasıyla birlikte yürürlüğe girer.

1. Taraflar ve roller

• Veri sorumlusu: Hizmet’e hesap açan mali müşavirlik / muhasebe ofisi (“Abone”). Mükellef ve müşteri verilerinin hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işleneceğine Abone karar verir.
• Veri işleyen: MY OFİS TAKİP (“Hizmet Sağlayıcı”). Verileri yalnızca Abone adına ve Hizmet’i sunmak amacıyla işler.

2. İşlemenin konusu ve süresi

Konu: Abone’nin Hizmet’e girdiği kayıtların bulutta saklanması, görüntülenmesi, raporlanması, yedeklenmesi ve Abone’nin talimatıyla dışa aktarılması. Süre: abonelik süresi ve sona ermesinin ardından Kullanım Koşulları’nda belirtilen saklama süresi.

3. Veri kategorileri ve ilgili kişiler

Abone, Hizmet’e özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik vb.) girmemekle yükümlüdür; belge içeriklerinde bu tür veriler bulunuyorsa gerekli hukuki şartları sağlamak Abone’nin sorumluluğundadır.

4. Hizmet Sağlayıcı’nın yükümlülükleri

1. Verileri yalnızca Abone’nin belgelenmiş talimatları (Hizmet’in olağan kullanımı dahil) doğrultusunda işlemek; başka amaçla kullanmamak, satmamak, reklam veya profil oluşturma için kullanmamak.
2. KVKK m.12 uyarınca uygun güvenlik düzeyini sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almak; başlıcaları: aktarım sırasında şifreleme (TLS), ofisler arası veri yalıtımı (veritabanı satır düzeyi güvenlik), rol bazlı erişim, T.C. kimlik numaralarının ayrı ve kısıtlı tabloda tutulması, değiştirilemez işlem kayıtları, kısa süreli imzalı belge bağlantıları, düzenli yedekleme.
3. Verilere erişen personelini gizlilik yükümlülüğü altına almak ve erişimi işin gerektirdiği ölçüyle sınırlamak.
4. Bir veri ihlalini öğrenmesi hâlinde Abone’ye gecikmeksizin ve mümkünse 24 saat içinde bildirmek; ihlalin kapsamı, etkilenen veriler ve alınan önlemler hakkında bilgi vermek ve Abone’nin Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na yapacağı bildirime destek olmak.
5. İlgili kişilerin KVKK m.11 kapsamındaki başvurularına yanıt verebilmesi için Abone’ye makul teknik destek sağlamak; doğrudan kendisine yapılan başvuruları Abone’ye yönlendirmek.
6. Sözleşme sona erdiğinde Abone’nin talebi üzerine verileri dışa aktarılabilir biçimde sunmak ve saklama süresi sonunda yedekler dahil silmek veya anonim hâle getirmek.
7. Bu sözleşmeye uyumu gösteren bilgileri makul talep üzerine Abone’ye sunmak.

5. Abone’nin yükümlülükleri

• Hizmet’e girdiği verileri KVKK’ya uygun şekilde, geçerli bir hukuki sebebe dayanarak işlemek ve ilgili kişileri aydınlatmak.
• Kullanıcılarını rollerine göre yetkilendirmek, erişimi ayrılan çalışanların hesabını kapatmak, parolaların gizliliğini sağlamak.
• VERBİS’e kayıt ve kişisel veri işleme envanteri gibi veri sorumlusu yükümlülüklerini yerine getirmek.

6. Alt işleyenler

Abone, Hizmet’in sunulması için aşağıdaki alt işleyenlerin kullanılmasına onay verir. Hizmet Sağlayıcı, alt işleyenlerle en az bu sözleşmedeki kadar koruyucu yükümlülükler içeren sözleşmeler yapar. Yeni bir alt işleyen eklenmesi en az 15 gün önceden bildirilir; Abone itiraz ederse sözleşmeyi feshedebilir.

7. Yurt dışına aktarım

Alt işleyenlerin yurt dışında yerleşik olması nedeniyle gerçekleşen aktarımlar, KVKK m.9 ve Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik çerçevesinde, standart sözleşmeler gibi uygun güvenceler sağlanarak yapılır.

8. Sorumluluk

Tarafların bu sözleşmeden doğan sorumluluğu, Kullanım Koşulları’ndaki sorumluluk hükümlerine tabidir. Hizmet Sağlayıcı, Abone’nin talimatlarına uygun işlemlerden ve Abone’nin kendi yükümlülüklerini ihlalinden doğan sonuçlardan sorumlu değildir.

9. İletişim

Bu sözleşmeye ilişkin bildirimler ve veri ihlali iletişimi için: www.myofistakip.com üzerindeki iletişim kanalları ve hesap içindeki destek bölümü.